Dato: Av: Guri Midttun

Tidligere hadde IAC Vestcold en økonomisjef til å gjøre analyser og rapporter. Den stillingen har de ikke lenger.

IAC Vestcold AS er Vestfolds ledende kuldeentreprenør og leverer alt innen kommersiell kjøling. Selskapet startet i 1997 med to ansatte og én million i omsetning. I dag teller bedriften 27 medarbeidere og har en omsetning på 70 millioner kroner. IAC Vestcold har en egen avdeling i Telemark, to datterselskap i Oslo og Bergen, og i tillegg samarbeider de tett med et fjerde selskap i Østfold. Felles er at de nå benytter Microsoft Dynamics NAV med bransjeløsningen Pilaro Industry Solution for 60 ansatte.

– Kjølebransjen er nok en konservativ bransje når det kommer til forretningssystemer, men IAC Vestcold har våget å satse. Vi tror det vil gi dem et godt konkurransefortrinn i framtiden, sier Guri Midttun, markedsansvarlig i Pilaro.

Integrerte systemer

– Vi har jobbet mye med å få mindre tidsbruk og mer kontroll. Det har gitt resultater på bunnlinja, sier daglig leder Jan H. Eriksen.

For tre år siden startet selskapet prosessen for å effektivisere driften. Eriksen forteller at det opprinnelig begynte med at teknikerne ville ha mulighet til å fakturere fra telefonen, men de så raskt et potensiale for å kunne effektivisere mer. Sammen med it-leverandøren Pilaro definerte IAC nye rutiner og nye måter å jobbe på, og startet arbeidet med å integrere systemer og enheter inn i forretningssystemet og bransjeløsningen.

– Tidligere måtte vi lete etter fakturaer og timelister. Nå er alt i Dynamics NAV og det er raskt å finne, og vi er mer sikre på at vi får registrert hver jobb, forteller Eriksen.

IAC Vestcold har en avdeling for prosjekter og en for serviceoppdrag. I serviceavdelingen blir både planlagte og akutte oppdrag registrert i systemet så fort de kommer inn. Med sine mobiltelefoner registrerer serviceteknikerne når oppdraget blir påbegynt og når det er ferdig. Likeledes går timelistene via håndholdte enheter inn i systemet.

I prosjektavdelingen blir oppdrag kalkulert, fulgt opp og evaluert via Microsoft Dynamics NAV. Alt er standardisert for å gjøre prosessene mer effektive.

Systemet overtok for økonomisjefen

– Tidligere hadde vi en økonomisjef til å gjøre analyser og rapporter. Den stillingen har vi ikke lenger. Nå er det systemet som jobber for oss. Og fordi vi har strenge rutiner på føring av timer og kostnader, kan vi se det økonomiske bildet nærmest i sanntid. Excelrapportene som man før brukte mye tid på å lage, kommer nå automatisk i systemet. Tidligere kunne møtene være mye preget av synsing, og tiltak ble gjort alt for sent. Nå har vi tall som vi kan stole på, og som er i sanntid, forteller Eriksen.

Eriksen legger ikke skjul på at det har vært en tøff prosess med til dels store frustrasjoner å utvikle og implementere det nye systemet. Spesielt var det utfordrende med den mobile løsningen, en integrert løsning fra Tyskland, som ikke fungerte godt nok i oppstarten. Prosjektet ble mer omfattende, og kostnadene høyere enn først antatt. Likevel er han ikke i tvil om at selskapet vil tjene inn investeringen og hente flere gevinster.

– Vi har vokst mye og da blir det viktig at informasjon ligger i et system og ikke i hodene til hver enkelt. Med systemet vi nå har bygget opp, er det også langt enklere å drive flere firmaer, sier Eriksen som ikke utelukker flere datterselskap inn i IAC.

Vi har jobbet mye med å få mindre tidsbruk og mer kontroll. Det har gitt resultater på bunnlimja, forteller daglig leder Jan H. Eriksen