Blodig alvor med nytt ERP-system

Med en svært avansert produksjon, og strenge krav til sporbarhet og dokumentasjon, hadde Sero AS store krav til ERP-systemet. Løsningen fant de i bransjeløsningen Yaveon.

Sero har over 50 års erfaring, og er en pionerbedrift innen norsk medisinsk biokjemi. Bedriften produserer serum for å kontrollere og verifisere analysemaskiner for sykehus og laboratorier over store deler av verden.

Mange tonn blod

Produktene lages i blandinger, såkalte lott, der hver blanding må tilkjennegis ned til minste mikrogram, prosessen dokumenteres på sekundet, lagringstemperaturer angis med to desimaler, og alle kontroller må utføres etter nøyaktige standarder.  Den viktigste råvaren er blod. På et år bruker bedriften mange tonn blod, hovedsakelig menneskeblod som er gått over datoen for bruk til blodoverføringer, men også en stor del dyreblod og annet organisk materiale. De aller fleste” produksjonsarbeiderne” har master- eller doktorgrad.
Sero er en familieeid bedrift grunnlagt i 1963 av Lorentz Eldjarn, som var professor i medisinsk biokjemi ved Rikshospitalet. Fra 1991 ble Sero videreutviklet av sønnen Knut Eldjarn, som tidligere var overlege ved Bærum sykehus. Barnebarnet til Lorentz Eldjarn, Knut Erik Eldjarn, gikk inn i stilling som IT-Prosjektleder i 2015 for å ta hånd om implementeringen av et nytt ERP system. Det har vært en omfattende prosess.
Bilde av Knit Erik Eldjarn
Medisinforpakninger
Bildet til venstre: Knut Erik Eldjarn er barnebarnet til grunnleggeren av Sero AS, Professor Lorentz Eldjarn. Han gir følgende råd til andre som skal ha ny ERP: «Fokuser på de enkle prosessene først! Finn de viktigste 90 prosentene av det daglige, og hamre det inn så alle brukerne er kompetente på det. Følg videre tett med i implementeringen fra start»
Bildet i midten:  Sero ble grunnlagt i 1963 av Lorentz Eldjarn, som var professor i medisinsk biokjemi ved Rikshospitalet.
Bildet til høyre: Sero produserer serum for å kontrollere og verifisere analysemaskiner for sykehus og laboratorium i hele verden.

Hver blanding er ulik

Hver lott er et eget prosjekt der vi må ha full kontroll både på prosess og ingredienser. Fordi dette er organisk materiale, er det umulig å lage to eksakt like blandinger, så for at et laboratorium skal ha nøyaktig verifisering vil de bruke serum fra den samme lotten i inntil fire år. Overgangen til en ny lott må planlegges nøye. Derfor er også planleggingshorisontene våre svært lange, forteller Knut Erik Eldjarn.  Han startet prosessen med å bytte ERP-system startet allerede i 2015.
– Systemet vi hadde var gått ut på dato, og selskapet hadde mange manuelle og tunge rutiner. I 2015 snakket vi med alle ansatte, kartla prosesser og laget en kravspekk til nytt ERP-system. Etter en grundig prosess falt valget på Pilaro og Microsoft Dynamics NAV med bransjeløsningen fra Yaveon. Dette er en bransjeløsning for produksjon av farmasøytiske preparater utviklet i Tyskland.
– Vi fikk satt opp alt i en ny server i juni. Deretter begynte vi å grave oss inn i koden og jobbet med implementeringen fram til julen 2016.  I januar 2017 gikk vi live, forteller Eldjarn.

Mer kontroll, mindre tidsbruk

Vi hadde fått på plass veldig mye, og løsningen fungerte godt på mange områder fra starten av. Men vi bommet litt på opplæring, og det oppsto brukerfeil som vi ikke hadde forutsatt på forhånd, så de første månedene brukte vi en del tid på å sette sperringer og fikse småfeil.  Videreutvikling vil det alltid være behov for, men med det nye ERP-systemet har vi fått en svært god oversikt over produksjonen. Vi sparer tid på mange prosesser og har en mulighet for ettersyn som er svært god. Prosessene blir logget på et ekstremt detaljnivå. Vi har fått elektroniske signeringer på plass og alt er digitalisert.  Samarbeidet med Pilaro har vært viktig for å få til dette. De har god teknisk kompetanse, og er veldig prosessorienterte. De forsto hva vi faktisk trengte og begrenset leveransen til dette uten å forsøke å ”prakke på oss” funksjoner som er ”kjekt å ha”, forteller Eldjarn.
Bransjeløsningen for produksjon av farmasøytiske preparater er utviklet av det tyske selskapet Yaveon, og det er norske Pilaro som forvalter bransjeløsningen i Norden.

Råd til andre

Etter en grundig prosess i Sero, hva er dine råd til andre som skal ha nytt ERP-system?
Fokuser på de enkle prosessene først! Finn de viktigste 90 prosentene av det daglige, og hamre det inn så alle brukerne er kompetente på det.
Følg tett med i implementeringen fra start. Hadde vi vært mer fokusert på det, hadde vi oppdaget feil tidligere. Det er ofte en mismatch mellom hva vi ønsker oss, og hva som virkelig brukes. Folk oppfører seg annerledes i hverdagen enn i kunstig brukertesting på forhånd. Derfor er oppfølgingen etter lansering svært viktig, sier Knut Erik Eldjarn. Selv sluttet han i bedriften 1. mai, etter å ha etablert en it-avdeling med to personer.  Familiebedriften har vokst, og som en del av profesjonaliseringen har familien valgt å tre ut av den daglige driften.  Nå jobber Knut Erik Eldjarn for seg selv som programmerer.

 Bransjeløsning for farmasi

Å hjelpe Sero med bransjeløsning for farmasi har vært en spennende utfordring. Gjennom dette ble vi kjent med bransjeløsningen for farmasi og etablerte et samarbeid med Yaveon. Dette har gitt oss en nyttig erfaring som vi ønsker å bygge videre på, sier daglig leder i Pilaro, Richard Larsen.
Fra før har bedriften egenutviklede bransjeløsninger for produksjonsbedrifter og prosjektbaserte virksomheter. Pilaro er en av Microsofts foretrukne partnere, og har levert forretningssystemet Microsoft Dynamics NAV/Business Central siden 1997.

Vil du vite mer om bransjeløsningen vår for farmasi? Ta kontakt med Jon Fromreide for en uforpliktende prat. Han kan nås på mail eller telefon 913 24 843.