Bransjeløsning for farmasi

, ,

Sero AS er en norsk pionèrbedrift innen medisinsk biokjemi. I denne artikkelen kan du lese om Sero sine prosesser, og hvordan bransjeløsningen til Pilaro og Yaveon støtter opp om daglig drift, og bidrar til god kontroll og oversikt.

Prosjektplanlegging – dette inneholder en god prosjektplan

Her får du noen tips til hva en prosjektplan bør inneholde og hvordan du kan jobbe med prosjektplanlegging.

SAF-T – Nytt lovkrav fra 1. januar 2020

,

Den nye loven om SAF-T, vil medføre konsekvenser for dere som jobber på eldre versjoner av Microsoft Dynamics NAV.
Fra 1. januar 2020 trer loven om SAF-T, eller Standard Audit File – Tax, i kraft i Norge. Les mer om loven, hva du må gjøre, og innen hvilke tidsfrister, her.

Alle offentlige virksomheter er nå pålagt å kreve e-faktura

Ny forskrift fra 1.april 2019 – EHF

Direktoratet for forvaltning og IKT – Difi`s nye forskrift om elektronisk faktura i offentlig anskaffelser, trådte i kraft 1. april i år, og vil gjelde anskaffelser som starter etter denne dato.

Det forventes betydelige økonomiske gevinster når stat og kommune fra nå av krever e-faktura av sine leverandører og samarbeidspartnere. Den nye forskriften innebærer at samtlige aktører som ønsker å levere varer eller tjenester til det offentlige, må ha digitalisert faktureringsrutinene sine, og være i stand til å både sende og motta informasjon og e-fakturaer. Fakturaer og kreditnotaer på papir er ikke lenger akseptert.

 

Elektronisk handelsformat – EHF – definisjon

EHF er en standard for elektronisk utveksling av informasjon mellom oppdragsgiver og leverandør gjennom hele anskaffelsesprosessen (ref. Direktoratet for forvaltning og ikt, Difi). ERP konsulent

 

Hvorfor EHF?

Miljøvennlig – Elektronisk sending og mottak av faktura, kreditnota og purring vil spare miljøet for papir og sending av dokumenter med fly- og biltransport. CO2-utslippene vil bli mindre, og mengden papiravfall vesentlig redusert.

Tidsbesparende – for både bedrift, kunder og leverandører. Det blir slutt på manuelle prosesser, fakturaene kommer rett inn i regnskapssystemet.

Standardformat – Når aktørene sender og tar imot dokumenter på samme måte, blir dokumentflyten smidigere, og kontrollarbeidet enklere.

Aksesspunkt – ved bruk av aksesspunkt, blir utvekslingen av informasjon enklere. Både sender og mottaker vet hvor dokumentene er (de kan ikke bli borte).

 

Som en oppsummering, siterer vi vår nye digitaliseringsminister Nikolai Astrup: «Bruk av e-faktura kan bidra til at det gjøres færre feil, redusert tidsbruk, mindre papir og til at faktura betales ved forfall. Det åpner for kortere betalingsfrister, og er bra for miljøet».
Lurer du på hva den nye forskriften innebærer, oppgradering fra versjon 2.0. til versjon 3.0.  og hva det betyr for deg og din bedrift, kan du lese mer her.
Kontakt oss. Vi har spesialisert oss på ERP for produksjon og prosjekt. Send mail eller ring til Jon Fromreide, telefon: 913 24 843

Jakten på fakturaene

”Hvorfor vi ikke har betalt purringen fra dere? Vel, jeg kan ikke se å ha mottatt verken ordrebekreftelse, faktura eller purring. Sjefen er ikke tilgjengelig nå, men jeg kan lete på kontoret hans og se om jeg finner det..”

En typisk frustrasjon for regnskapsmedarbeidere er fakturaer og andre bilag på avveie.  Ofte kan det være han eller hun, som må motta en skyllebøtte fra leverandøren på grunn av manglende fakturakontroll og manglende betaling. Ikke sjelden må man ta en runde på hele huset for å finne ut hvem som har bestilt hva og hvor dokumentene er. Av og til strekker regnskapsføreren seg langt for å rette opp medarbeidernes feil. ”Send meg fakturaen du, så skal jeg betale med en gang.” Denne snarveien har selvfølgelig også flere svindlere oppdaget, og forsøker å lokke ansatte til å foreta raske overføringer, uten godkjenning. Gunvor Jensen i IAC Vestcold har aldri latt seg lure av slik svindel, men hun er et typisk eksempel på en samvittighetsfull regnskapsansvarlig som i flere år har håndtert og ”jaktet på fakturaer”. Fakturarutinene innebar at hun måtte kopiere alle fakturaer, arkivere alle orginalfakturaene  i  en ringperm, kontere, fordele til godkjenning, og så betale og regnskapsføre. Ikke sjelden måtte hun purre og lete etter fakturaer som hadde havnet i papirbunker rundt omkring i bedriften.

Forretningsløsning

Document Capture – fakturakontroll

Vi fant fort ut at Document Capture kunne være en god løsning for IAC Vestcold og Gunvor. Nå ser vi at det sparer henne for mye tid. Fakturaer sendes direkte på e-post eller scannes inn i systemet så fort de kommer inn. Programmet leser fakturaen og integrerer den i forretningssystemet. Alt er lagret digitalt, og alt er søkbart.

”Nå forteller systemet meg hvor fakturaen er. Vi har full fakturakontroll og kan dermed også yte bedre service til kunder og leverandører» forteller Gunvor. Jakt-tida er forbi.

Kontakt Vibeke Walløe Tvedt på mail eller telefon 916 94 018 for en uforpliktende prat.

Hva er Microsoft Dynamics 365 Business Central, og hva kan det hjelpe deg med?

Microsoft har de siste årene blitt en av de største leverandørene av forretningssystemer, og leverer løsninger for både for mindre og større bedrifter.  Felles for systemene er at Microsoft integrerer dem med andre Microsoft-produkter som Office 365, Power BI, kunstig intelligens, CRM-løsninger etc., og benytter Microsoft-teknologi som SQL server, Azure osv.  Ideen er at ingen forretningsløsning er bedre integrert med andre Microsoft-løsninger enn Microsofts egne løsninger.
En av de store suksessene har vært Microsoft Dynamics NAV, som baserer seg på oppkjøpet av den danske løsningen Navision i 2002.  Dynamics NAV er solgt til mer enn 160.000 installasjoner med mer enn 2,7 millioner samtidige brukere, noe som gjør den til en av verdens største løsninger i segmentet SMB.

I oktober 2018 lanserte Microsoft «Dynamics 365 Business Central» i Norge, og Dynamics NAV -navnet forsvant offisielt.  Hva er så Business Central?  Man kan gjerne si at Business Central er det samme som Dynamics NAV 2019, altså neste versjon av Dynamics NAV. Men det er mye mer enn det.  Business Central leveres i utgangspunktet i to ulike versjoner, Dynamics 365 Business Central On prem og Dynamics 365 Business Central SAAS eller Online. 

Man kan si at forskjellen mellom versjonene er Microsofts involvering.  I Online-versjonen er det Microsoft som drifter og overvåker løsningen, og prisen inkluderer nødvendig maskinvare og lagring. Trengs det kraftigere maskiner på grunn av økt antall brukere vil det være Microsofts oppgave å sørge for dette, uten at det påvirker prisen til deg.  Prisen baserer seg på pris per navngitt bruker per måned, og oppgradering til siste versjon er inkludert.  On prem er noe som enten driftes av partner eller av kunde selv. Microsoft er i utgangspunktet ikke involvert, selv om løsningen driftes på Microsoft Azure, og overvåkes av partnere eller egen IT-avdeling, avhengig av hva man ønsker.  Du kan gjerne begynne med On prem og senere oppgradere til Online eller du kan ha en blanding, altså en hybrid-løsning.  Tilknytning til andre løsninger som leveres som rene skyløsninger vil være enklere i Online, og det kan være mer komplekst å knytte de til On prem, selv om det er løsbart.  Du kan se på dette som mulige alternativer, og så kan vi sette oss ned sammen og vurdere hva som er best for deg i dagens situasjon.

Hvordan er det med tilpasninger til skyløsningen? Er det mulig?  Ja. Mange systemer gir ikke mulighet til det, men med Business Central vil dette være mulig.  For det første har Microsoft innført noe de kaller Appsource.  Ideen er at hvis du har behov for en spesiell løsning som ikke dekkes av standard, så går du til Appsource og ser om det finnes en løsning der.  Hvis den finnes, kan du laste den ned og teste den for å se om den tilfredsstiller kravene dine.  Alle løsninger som finnes på Appsource er godkjent, og fungerer direkte med standard, slik at du ikke trenger hjelp ved installasjon etc.  Noen av løsningene der er gratis, mens andre må du betale en månedspris for.  Finner du allikevel ikke det du søker der, kan du få utviklet en spesiell løsning for deg, hvis dette er viktig nok for deg.  Selv om du har tilpasninger i Dynamics 365 Business Central Online så gir den ikke konflikter i forbindelse med oppgradering av standard. Alt skjer basert på såkalte Extensions, som du kan lese mer om i dette blogginnlegget.
Vær samtidig  oppmerksom på det jeg tidligere har skrevet om hva som skjer med Dynamics NAV etter at Business Central er blitt lansert; vi er ikke helt klare til å kjøre store kunder med behov for spesiell funksjonalitet ennå.  Vi skal nok nærmere sommeren før vi anbefaler kunder å ta i bruk Online.  For øyeblikket er vi i ferd med å ta medisinen selv, slik at vi vet hvilke utfordringer vi vil stå ovenfor. Bransjeløsning vår, Pilaro Industry Solution, vil være klar for Online tidligst ved årsskiftet.

Dynamics 365 Business Central On prem er imidlertid klart, og vi er i ferd med å implementere både eksisterende Dynamics NAV-kunder og nye kunder på denne løsningen.  Når man sier On prem, altså lokalt installert, så betyr det at den ikke installeres som en løsning som driftes av Microsoft i Skyen, men man kan kjøre i Skyen driftet av Pilaro. Dette basert på pris per bruker etc., så forskjellen er i utgangspunktet kun Microsofts involvering.  I On prem-versjonen er all programvare som finnes i dagens Dynamics NAV-løsninger tilgjengelig.  Disse programmene er i dag tilgjengelige som program utviklet i Dynamics NAV programmeringsspråk, men hvor vi gradvis går over til nytt programmeringsspråk og Extensions.
Funksjonelt sett er løsningene bortimot like, kun noen små avvik finnes.  Det betyr at i tillegg til tradisjonelle ting som regnskap, fakturering, bestilling og lignende, finnes et komplekst Supply Chain system og løsninger for Produksjon, avansert Prosjekt og Service. Alt integrert med andre Microsoft-produkter, som kunstig intelligens, Power BI, Office etc.  Klientene kan være enten rene nettleserklienter for Apple, Google og Microsoft, nettbrett og telefonklienter samt en egen Outlook-klient, hvor man kan lage tilbud og arbeide med Business Central inne i mailsystemet dersom man ønsker det.

Outlook-integrasjonen betyr at man kan overføre for eksempel varer til Excel, gjøre endringer i Excel basert på Søk og Erstatt, og oppdatere tilbake til Business Central. Selvfølgelig med kontroller i forhold til hvilke felt man får lov til å endre på.  Det å overføre kunder til Excel og endre der, gir selvfølgelig ikke mulighet til at du kan endre kundens saldo, der har bokføringsloven litt den skulle sagt.

Ønsker du å lese om hvilken funksjonalitet som er med i Dynamics 365 Business Central, gå hit og søk og lær.
Ta gjerne kontakt for å diskutere dine utfordringer så kan vi sammen se på hvordan Dynamics 365 Business Central kan løse disse.

Bjørn Tollefsen, epost, telefon: 952 67 119  

Godt lagerstyringsprogram = god kontroll

Et godt lagerprogram er et godt utgangspunkt for effektiv produksjon, og sunn økonomi i driften. Definisjonen på et lagerstyringsprogram kan sies å være et forretningssystem eller program som organiserer og administrerer en bedrifts varelager. Systemet skal gi oversikt over hele produksjonsprosessen, fra innkjøp av delkomponenter, til salg ut til kunde. Lagerprogrammet omfatter videre alle oppgaver knyttet til prognoser, etterfylling og forsendelse, og vil også gjøre historikken lett tilgjengelig for deg. Kort oppsummert vil et godt lagerstyringsprogram sikre effektivitet i alle ledd i både lagerfunksjonen og i produksjonen.
Hvis du jobber i en produksjonsbedrift med manuelle oppfølgingssystemer, er det sannsynlig at du har opplevd å mangle komponenter i produksjonen. Som igjen har ført til produksjonsstans og dårlig utnyttelse av både lager og ressurser. En produksjonshall full av halvferdige produksjonsordre, er en situasjon du helst ikke vil være i, det koster mye, og skaper mye frustrasjon.
Med et godt lagerstyringsprogram, slipper du å mangle komponenter i produksjonen, du slipper produksjonstans og du slipper å sløse med ressursene dine.

Et godt lagerprogram bidrar til maksimal kapasitetsutnyttelse, og bringer mange fordeler:

 

  • Et lager som er mer effektivt, for med automatisert lagerstyring kan du forutse hva som skal etterfylles og når
  • Du sparer plass (du slipper ukontrollert lageroppbygging)
  • Du sparer tid
  • Du sparer penger
  • Du slipper mye bruk av overtid
  • Arbeidsflyten blir optimalisert
  • Manuelle prosesser blir automatisert
  • Mer pålitelig enn manuell oppfølging
  • Informasjon i sanntid som er tilgjengelig for alle
  • God leveringspresisjon
  • Brukervennlig og enkel å jobbe med
  • Du blir en mer pålitelig leverandør, og kundene blir mer fornøyd

lagerprogram, lagerstyringsprogram

 

Bedre lagerstyring – vi kan hjelpe deg

I Pilaro har vi hjulpet mange kunder med å strukturere varelageret, og strømlinjeforme produksjonsprosessene sine. Det er veldig tilfredsstillende å se veksten kundene våre oppnår med Pilaro Industry Solution, som er vår bransjeløsning for produksjons – og prosjektbaserte bedrifter.
Gode lagerprogram er en forutsetning for gode prosesser i produksjonsbedrifter. Pilaro Industry Solution gir deg oversikt og kontroll med innkjøp, lager og produksjon og rask tilgang til sentrale opplysninger.

 

Kan vi hjelpe deg med å forbedre lagerstyringen og produksjonsprosessene? Ta kontakt med Jon Fromreide  på mail eller telefon 913 24 843 for en uforpliktende prat.

 

Extensions og Events – hva er det?

For å forstå den reisen Microsoft og vi er på med Dynamics NAV og Dynamics 365 Business Central, så må vi være litt tekniske og vi må forstå noen tekniske grunnprinsipper.
Historisk sett har Dynamics NAV vært en løsning som tilbyr stor grad av tilpasning og skreddersøm, både ved oppsett, og endringer i kode. Endringer i kode var ofte slik at man gikk rett inn i koden til Microsoft, gjorde de tilpasninger man ønsket, og kunden fikk de endringene han trengte. Dette kom imidlertid med en ganske høy kost; prisen på å oppgradere til neste versjon kunne bli ganske høy.
Dynamics NAV sin struktur på programkoden, er slik at de enkelte objektklasser som tabeller, rapporter etc., består av et antall objektnumre. Hvis objektnummer er mellom 1 og 49.999, så er det Microsofts kode, 50.000 – 99.999 er objekter hvor man gjør tilpasninger for en spesifikk kunde, og over 1.000.000 er sertifiserte tilleggsløsninger som vil bli solgt til mange kunder. Utfordringen ligger i at vi som partner også kan gjøre tilpasninger. For eksempel på rapporter i Microsofts serie, eller ved at vi legger til noen felt i standardtabeller. Dermed har man et potensielt problem ved oppgradering. Samme prinsippet brukes også i Dynamics 365 Business Central.
Ved overgang til ekte Sky ønsker man å være på den til enhver tid siste versjon av programvaren, og oppgradering skal være inkludert i prisen man betaler per bruker per måned. Når systemene nå begynner å komme med en ny oppdatering hver måned, og en ny versjon to ganger per år, så sier det seg selv at man må redusere tid og kost i forbindelse med dette. Det enkleste ville selvfølgelig vært å ikke lenger gi mulighet for kundetilpasninger, men da vil man miste mye av fleksibiliteten man har hatt tidligere, og det ønsker man selvfølgelig ikke.
For å løse dette har Microsoft introdusert ny teknologi som heter Extensions og Events, og begynt å stille krav til partnere om hvordan man gjør tilpasninger. Hva er så dette?

 

Extensions

Extensions kan beskrives som programvare som ligger på utsiden av standard Dynamics 365 Business Central. De utvider basisprogrammet og dens funksjonalitet på den måten kunden ønsker, uten at man endrer standardkoden. En Extension kan være en liten endring, for eksempel at brukeren i bilagsregistreringsprogrammet ønsker en annen rekkefølge på feltene, eller det kan være en helt egen modul. Det finnes kundespesifikke Extensions, og Extensions som inneholder hele tilleggsløsninger.
Ved hjelp av denne teknologien kan vi altså gjøre tilpasninger. Enten kundespesifikke, eller i form av en tilleggsløsning, uten at man endrer standardkoden. Standardkoden fra Microsoft vil ikke inneholde noen programendringer, de ligger i Extensions, og utføres på bakgrunn av en hendelse fra standardkoden. En Extension kan gjerne ses på som en app som ligger utenfor standard, men som kan reagere på hva som skjer i standardkoden, basert på hendelser i standard.
Ved å bruke denne teknologien så vil man oppnå en ren standardkode uten tilpasninger, som gjør at for eksempel Microsoft kan oppgradere koden uten å måtte ta hensyn til tilpasningene. Spesialtilpasningene i Extensions vil bli kontrollert av eier av disse, for å se om noen endringer er nødvendige, basert på de nye endringene i standardkoden. Dette betyr at det å oppgradere løsningen vil være vesentlig enklere og derved billigere enn dagens løsning, og bør være en vurdering man gjør hvis man skal oppgradere eller ønsker nye tilpasninger til dagens løsning.

 

Events

Events eller hendelser, er varsler eller meldinger fra Dynamics NAV eller Dynamics 365 Business Central, som lar de som abonnerer på disse forstå at noe har skjedd i systemet. Abonnenter er andre program, apper eller tilleggsløsninger, som ønsker å få beskjed når noe skjer. Så snart abonnenten oppfatter hvilken hendelse som har oppstått, kan den utføre det man ønsker, for eksempel å starte en bit kode. I denne sammenhengen er Events en del av en programkode som andre programmer kan forstå. Så snart koden er sendt ut, kan programmer som abonnerer på denne utføre en hvilken som helst instruksjon som den har i sin egen kode.
For Dynamics 365 Business Central Online hvor Microsoft har driftsansvaret, er det et krav at alle tilpasninger, både rene kundetilpasninger og sertifiserte løsninger via Microsoft Appsource, leveres som Extensions.
I tillegg innføres et nytt programmeringsspråk, Visual Studio Code, som gradvis skal erstatte det gamle programmeringsspråket C/SIDE. Dette gir løsningen et nytt, moderne programmeringsspråk, og det vil være et krav at all utvikling i Dynamics 365 Business Central Online gjøres med dette programmeringsspråket. For Dynamics 365 Business Central on premises vil man fremdeles kunne bruke C/SIDE. Slik det ser ut i dag, vil man måte skifte språk i 2020.

 

Hvis dette ble i overkant teknisk og du har noen spørsmål, ta gjerne kontakt med meg på telefon 952 67 119 eller mail.

Timeregistrering – så enkelt at det blir gjort

Hvis du skal gjøre et smart grep i 2019 – innfør timeregistrering på mobil. Det blir riktigere, det er mer effektivt, og det er kostnadsbesparende.