Leverandøren som utfordrer oss

For å få best mulig utbytte av leverandørene, er det viktig med tett dialog og åpen kommunikasjon. Vi er også tydelig på at de skal utfordre oss, sier økonomisjef Merethe Nordhelle Jørgensen i Infotjenester AS.

bilde av 2 personer forretningsmessig forståelse
At ERP-leverandøren har god forretningsmessig forståelse, er viktig for et godt samarbeid og gode resultater, sier økonomisjef Merethe Nordhelle Jørgensen og IT-sjef Terje Tinbod, i Infotjenester AS.

Å bli leverandør til Infotjenester er en krevende prosess. Virksomheten er selv en kompetansebedrift, og forventer mye av de de skal samarbeide med. Som oftest blir flere leverandører invitert til å delta gjennom flere kvalifiseringsrunder.
«Vi tar ikke lett på leverandør-utvelgelsen. Vi ser på det som en investering. Og det er svært kostbart å velge feil», sier IT-sjef, Terje Tinbod.  Når man først har kommet inn som leverandør, er samarbeidet ofte svært tett. «I en prosjektperiode snakket jeg nesten like mye med  IT-konsulenten som med samboeren min», ler Nordhelle Jørgensen. IT-konsulenten hun snakker om er Stian Hauenschild, og han jobber hos ERP-leverandøren Pilaro.

Må forstå forretningen

Veksten og kompleksiteten i vår organisasjon, gir store krav til IT-systemene. Vi har fem selskaper i tre land og dermed ulike regler og valutaer som vi må forholde oss til. Vi har også flere forretningsmodeller som stiller krav til fleksibilitet i løsningen. Kjernen i vår virksomhet er å gjøre det enkelt for kunden å være arbeidsgiver, og dette er også vårt fokus på interne arbeidsprosesser og systemer.
«Det sier seg selv at det er avgjørende at de som utformer våre forretningssystemer må forstå våre forretningsmodeller og drift», sier IT-sjef Terje Tinbod, og nevner fakturaer som et eksempel. En faktura som generes i systemet må ikke bare være korrekt og tett vevd i de ulike økonomisystemene, den må også være ryddig og lettfattelig for kundene.
«Konsulentene fra Pilaro har god forretningsmessig forståelse, og god innsikt i kompleksiteten i vår drift og systemportefølje. Når de forstår vår forretning og våre behov, er de også i stand til å utfordre oss på en måte som gjør at vi finner gode løsninger ikke bare for i dag, men også for fremtiden», fortsetter Tinbod.
«Det er veldig viktig at de tør å stille spørsmål ved de tankene vi har. At de stiller de riktige spørsmålene, og at de utfordrer oss på om det finnes bedre eller billigere løsninger. Noen ganger har vi problemstillinger som er løsbare teknisk, men kanskje ikke lønnsomme knyttet til kost- nytte, hvor konsulentene rådgir oss».

Langsiktige relasjoner

I Infotjenester ser de klare fordeler med langsiktige relasjoner. Pilaro er en av leverandørene som har vært med dem i mange år, og har fulgt selskapet gjennom ulike faser med vekst og utvikling.
«Det gjør at de også setter seg raskere inn i nye problemstillinger og prosjekter. De har dessuten relasjoner til personer i ulike deler av organisasjonen, noe som gjør det enklere med implementering og støtte underveis», sier økonomisjef Merethe Nordhelle Jørgensen
Hun forteller at Infotjenester og Pilaro under større prosjekter har hatt ukentlige videomøter med åpen kommunikasjon begge veier, i tillegg til fokus på evaluering både fortløpende og etter ferdigstillelse I disse møtene finner man alltid  læringspunkter man kan dra nytte av i det videre samarbeidet.
Hva er den viktigste gevinsten av samarbeidet med Pilaro?
«Kostnader er viktig, men fungerende løsning med god kvalitet som resulterer i besparelser i tid, er nok det viktigste. Som selskap er vi  ambisiøse, når det gjelder  vekst og utvikling. Dernest er tryggheten viktig. Å vite at vi har en solid partner i ryggen som forstår oss, og har kompetanse til å «fikse» det vi trenger», sier Tinbod og Nordhelle Jørgensen.
Har dere vurdert å droppe konsulentselskap og heller organisere det «inhouse»?
«Vi ser heller fordelene ved å bruke eksterne partnere med bredere kompetanse og erfaring. Ofte kan de ha erfaring fra helt andre bransjer, som vi kan dra nytte av. Dessuten opplever vi at de ligger mer i forkant på teknologi og de problemene vi skal løse «i morgen»», avslutter Tinbod og Nordhelle Jørgensen.