Dato: Av: Richard Larsen

”Hvorfor vi ikke har betalt purringen fra dere? Vel, jeg kan ikke se å ha mottatt verken ordrebekreftelse, faktura eller purring. Sjefen er ikke tilgjengelig nå, men jeg kan lete på kontoret hans og se om jeg finner det..”

En typisk frustrasjon for regnskapsmedarbeidere er fakturaer og andre bilag på avveie.  Ofte kan det være han eller hun, som må motta en skyllebøtte fra leverandøren på grunn av manglende fakturakontroll og manglende betaling. Ikke sjelden må man ta en runde på hele huset for å finne ut hvem som har bestilt hva og hvor dokumentene er. Av og til strekker regnskapsføreren seg langt for å rette opp medarbeidernes feil. ”Send meg fakturaen du, så skal jeg betale med en gang.” Denne snarveien har selvfølgelig også flere svindlere oppdaget, og forsøker å lokke ansatte til å foreta raske overføringer, uten godkjenning. Gunvor Jensen i IAC Vestcold har aldri latt seg lure av slik svindel, men hun er et typisk eksempel på en samvittighetsfull regnskapsansvarlig som i flere år har håndtert og ”jaktet på fakturaer”. Fakturarutinene innebar at hun måtte kopiere alle fakturaer, arkivere alle orginalfakturaene  i  en ringperm, kontere, fordele til godkjenning, og så betale og regnskapsføre. Ikke sjelden måtte hun purre og lete etter fakturaer som hadde havnet i papirbunker rundt omkring i bedriften.

Forretningsløsning

Document Capture – fakturakontroll

Vi fant fort ut at Document Capture kunne være en god løsning for IAC Vestcold og Gunvor. Nå ser vi at det sparer henne for mye tid. Fakturaer sendes direkte på e-post eller scannes inn i systemet så fort de kommer inn. Programmet leser fakturaen og integrerer den i forretningssystemet. Alt er lagret digitalt, og alt er søkbart.

”Nå forteller systemet meg hvor fakturaen er. Vi har full fakturakontroll og kan dermed også yte bedre service til kunder og leverandører» forteller Gunvor. Jakt-tida er forbi.

Kontakt Vibeke Walløe Tvedt på mail eller telefon 916 94 018 for en uforpliktende prat.

0 replies

Legg igjen et svar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.