Sporbarhet i ERP-systemer

Mange snakker om sporbarhet i ERP-systemer, og veldig ofte så mener man ulike ting. Her er en oversikt over ulike sporingsmuligheter.

Endringer i systemet

Sporbarhet kan ha med sikkerhet å gjøre. Hvordan kan jeg finne ut hvem som endrer opplysninger i systemet? Hvem har opprettet denne kunden. Hva ble prisen endret fra/til, og av hvem?

I Dynamics 365 Business Central eller Dynamics NAV, har man det man kaller endringslogg.  I den kan man angi hvilke tabeller man ønsker å ha logg på, om man skal logge kun opprettelse, endring, og sletting, eller alle 3. Og om man skal logge endringer på alle felter i tabellen eller kun på noen felt.  Når man aktiverer loggen, så kan man altså for eksempel se at på en bestemt dato og klokkeslett har brukeren NN endret feltet adresse fra verdi til verdi.  Med andre ord blir det en detaljert logg på alt som skjer i de tabellene du har aktivert.  For at man ikke skal få en enorm logg, er det viktig at man kun aktiverer logg på det som er viktig.  Ikke på alle felt i alle tabeller.

Husk også på at hvis du ønsker at brukere ikke skal kunne endre visse opplysninger, er det bedre å ha et sikkerhetssystem hvor man hindrer brukeren i å utføre visse endringer, enn å ha en logg som viser at man har gjort det.

Varesporing – sporingssystem

I forbindelse med produksjon, og kjøp og salg av varer, er det ofte snakk om sporing.  Dette for å finne ut hvor varen kom fra, og hvor den for eksempel er solgt. Vi har i de senere årene fått spesifikke lovkrav, for eksempel innen matvarebransjen, som omhandler sporing av vareflyten.  Behovet oppstår for eksempel ved rapportering av sykdom eller feil, som er forårsaket av en vare. Hvor man raskt må finne ut hvor varen kommer fra, og hvem som har fått levert varen.

Ulike sporingssystem

Det finnes ulike sporingssystem, og ulike måter å spore en vare på. Vanligvis gjøres det enten ved hjelp av serienummer eller partinummer. Serienummer er det mest spesifikke, for da vet man nøyaktig hvilket individ det er snakk om. En vare kan allerede ha et serienummer på seg når vi kjøper fra leverandør, og da er det viktig at vi registrerer dette ved mottak av varen. Andre ganger har de det ikke, men vi ønsker å tildele et serienummer for å kunne spore. Jo lenger ut i verdikjeden man har tilgang, jo mer detaljert kan vi spore. Hvis vi for eksempel får en henvendelse fra en kunde om et spesifikt serienummer så kan vi spore den helt ut mot hvem leverandøren er, når vi mottok den etc. dersom serienummeret har fulgt varen fra leverandør. Vi kan også se at den har vært hos kunde A tidligere, før vi fikk den i retur, kvalitetssjekket den, og sendte til kunde B. I tillegg kan vi, via serienummeret, se garantidato o.l. hvis det er relevant.

For at vi skal kunne spore serienumre, kreves det at serienummeret er en del av registreringen. Hvis vi ikke gjør det korrekt, blir sporingen ufullstendig eller feil. Hvordan man enkelt skal kunne få registrert serienummer, er derfor helt essensielt, og man bør legge vekt på at dette skjer enklest mulig, for eksempel ved hjelp av strekkodeleser.

Serienummer er også noe som kan hjelpe til med å finne korrekt kostpris på varen. Registrerer man inngående serienummer, og bruker dette videre, kan man få spesifikk kost på varen. Dette siden man hele tiden vet hvilken fysiske vare man snakker om.

sporbarhet

Partinummer eller Lot/Batch

Partinummer eller Lot/Batch er også en måte å spore på. Her har vi ikke en identifikasjon via serienummer, men kan se at varen for eksempel ble produsert som en del av et parti. Man kan også se hvilke andre enheter som var en del av dette partiet.  Matvarer spores veldig ofte ved hjelp av parti. Det betyr at hvis man får en henvendelse om problemer med en vare i et spesifikt parti, raskt kan se hvilke andre varer som tilhører samme parti, og hvor de eventuelt er levert, og hvor de kommer fra.

Microsoft Dynamics 365 Business Central og Dynamics NAV har egne programmer for raskt å kunne spore partinummer og serienummer – KONTAKT OSS!

Programmet Varesporing muliggjør sporing basert på opprinnelse mot forbruk, eller forbruk mot opprinnelse. Det vil si at du kan følge varen fra den ble innkjøpt eller produsert, til utsalgssted eller brukssted.  Eller du kan følge varen tilbake fra hvor den er solgt, til mottak eller produksjon.

Vi i Pilaro har bred erfaring med sporingsverktøy. Vi leverer Microsoft Dynamics 365 Business Central, som har gode programmer for dette.

Kontakt Bjørn Tollevsen på telefon 952 67 119,  eller mail til bto@pilaro.no for en god prat om din bedrift og dine muligheter.