Innlegg

Hva du kan forvente av et godt prosjektstyringssystem

,

Tiden da man kunne styre bedriftens prosjekter i Excel er forbi. Ikke til forkleinelse for Excel som er et utmerket regnearkprogram, men som prosjektstyringssystem, trenger du noe mer. Et godt prosjektstyringssystem håndterer prosjektgjennomføring i forhold til tidsbruk, økonomi og ressursbruk.

prosjektstyringssystem

Pilaro Project

 

5 ting du kan forvente av et godt prosjektstyringssystem

1. Kontroll over økonomien
Du kan forvente at prosjektstyringssystemet gir deg full kontroll over utgifter knyttet til prosjektet, f. eks. påløpte timer og utgifter. Du har god oversikt over kunder og leverandører, og innsikt i alt som er bokført og fakturert. Du skal fortløpende kunne utarbeide rapporterings – og analyseløsninger, og presise estimater.

 

2. Oversikt over tilgjengelige ressurser
Prosjektstyringssystemet bør gi deg en god grafisk oversikt over ressursbruk og tilgjengelige ressurser. Til enhver tid.

 

3. Fleksibilitet
Du skal forvente at dine ansatte kan jobbe på den plattformen de selv ønsker og at de de f.eks. kan registrere timer eller utførte arbeidsoppgaver når som helst og hvor som helst. Du kan med andre ord forvente full oversikt i sanntid.

 

4. Effektiv tidsbruk
Du kan forvente at når du har utført en oppgave, så er du trygg på at informasjonen er tatt med videre. Dokumentarkivet er alltid oppdatert. Prosjektstyringssystemet jobber for deg.

 

5. Trygghet
Du kan forvente at prosjektstyringssystemet har alle it-verktøy er integrert. Dette gjør deg trygg på at all nødvendig informasjon er samlet på et sted, og at du ikke overser eller glemmer viktige faktorer.

 

Mange av  kundene våre er bedrifter i vekst, og med ytterligere ambisjoner om mer vekst. Å være i vekst er utfordrende, og vi har erfart mange ganger at antall søvnløse netter blir sterkt redusert når man går fra prosjektstyring i Excel til prosjektstyring i et prosjektstyringssystem.

Jobber du i en bedrift med vekstambisjoner? Eller sover du dårlig fordi bedriftsdataene dine er spredd i ulike program?

**********************************

Kontakt oss for en uforpliktende prat. Mail til Jon Fromreide eller telefon 913 24 843

 

 

 

Smart bedrift – med smart ERP

Hexagon Ragasco er kåret til Norges smarteste industribedrift for høyteknologiske løsninger og helautomatisk produksjon. Også på ERP-siden ligger bedriften i front. Her er hele verdikjeden samlet i ett helhetlig system.

I produksjonslokalene til Hexagon Ragasco er det meste merket med strekkoder og det er nesten ikke et papir å se. Produksjonen håndteres utelukkende av roboter og medarbeiderne som håndterer lager og råvarer er tungt bevæpnet med strekkodelesere. Selv inne i trucken er det satt opp en skjerm med tilgang til ERP-systemet.

Med et enkelt tastetrykk kan truckføreren se det samme bildet som selgere, innkjøpere, produksjonsmedarbeidere og administrerende direktør sjekker hver dag: Hovedbildet – bedriftspulsen – som viser prognoser og levende data fra salg til levering.

 

Bilde av Vegard Jensrud, logistikksjef

Et godt forretningssystem er som å ha en krystallkule.

Totalintegrert

– Et totalintegrert ERP-system er en stor fordel. Men det må være gjennomtenkt og grundig dokumentert slik at det hjelper oss til å se framtidens behov og muligheter. Helhetstanken er viktig for at vi skal kunne se gevinster mange steder. Greier man også å gjennomføre en streng disiplin på å bruke systemet, og i tillegg integrerer det med produksjonen, har man gjort et kjempesteg, sier finansdirektør Idun Fridtun. Hun mener ERP-systemet har effektivisert driften og fjernet manuelle rutiner.

– Før var det mye bruk av Excelark. Nå er alt i ProPlanner og vi styrer det meste av hverdagen etter en hovedplan – ett skjermbilde stappfullt av levende data, forteller logistikksjef Vegard Jensrud.

– Denne brukes på alle ukentlige planleggingsmøter og gir oss et klart bilde på produksjonskapasitet, planlagte og leverte ordrer og prognoser. Med dette kan vi rett og slett ta kjappere og bedre beslutninger. Hovedplanen brukes av alle: selgerne ser hva vi mangler av ordrer og når vi kan levere, produksjonsarbeiderne ser når vi får størst trykk og når vi har god kapasitet, innkjøp og lager ser hva som må bestilles og hva som skal ut, fortsetter Jensrud.

Automatisering og robotisering

Hexagon Ragasco holder til på Raufoss og produserer propanbeholdere i kompositt. De har alltid vært opptatt av teknologiutvikling og forbedring. Ved å ta i bruk teknologiske løsninger som avanserte styringssystemer, roboter og gripere, samtidig som de foretok store maskininvesteringer, har de økt produksjonskapasiteten og effektiviteten.

På ti år har produksjonstid per beholder blitt redusert fra 74 sekunder til 13 sekunder. Samtidig er all produksjon nå automatisert, og produktene er uberørt av menneskehender når de kommer ut av fabrikken.

Det er de store olje- og gasselskapene som er Hexagon Ragascos kunder. I tillegg leverer de gassbeholdere til bybusser og bilindustri. Men de fleste av gassbeholderne havner på kjøkkenet og grillplassen hos vanlige forbrukere. Konkurransefortrinnet er vekt og gjennomsiktighet. I motsetning til ståltanker kan dessuten en kompositt-tank ikke eksplodere. Årlig produserer bedriften mellom ca. 1,5 millioner gassbeholdere, med spesialdesign og farger tilpasset de ulike gassprodusentene.

Teknologisk konkurransefortrinn

Konkurransefortrinnet hos Hexagon er bygget på produksjonsteknologi. Derfor verner man godt om produksjonslinjene på Raufoss.

Så å si hele verdikjeden fra støping til pakking ligger i eget hus, og man jobber kontinuerlig med produktutvikling for å ligge et hestehode foran konkurrenter. For å få full kontroll og effektiv drift ønsket man også å integrere hele verdikjeden inn i ett system.

Prosessen mot ny ERP-løsning startet i 2013. Selskapet hadde hatt NAV (Navision) i mange år, men en gammel versjon som de mente var gammeldags, grå og rotete. Derfor bestemte de seg for å oppgradere.

– Vi fikk en anbefaling om ProPlanner og reiste til Ørland for å se på produksjonen hos Mascot Høie. De var veldig positive og det var nok mye av grunnen til at vi valgte ProPlanner og Pilaro, forteller Jensrud. ProPlanner er et spesialdesignet system for produksjonsbedrifter basert på Microsoft Dynamics NAV.

– Når vi først skulle gjøre endringer valgte vi å ta sats og hoppe langt. Et oppgraderingsprosjekt inkluderte ikke bare Pilaro på ERP-løsning, men også ACT på datafangst og Evry på SharePoint.

Nå ettertid innrømmer Jensrud at de gapte litt vel høyt.

– Det er krevende med en så stor endringsprosess parallelt med et høyt produksjonstempo, og vi undervurderte nok hvor viktig det er med opplæring og endring i arbeidsmetoder for hele bedriften. Dette har vært krevende, men vi føler vi har kommet et langt stykke i dag. Før hadde vi et rotete klesskap med gråfarger, nå har vi et ryddig klesskap med mange farger sortert i et system. Før hadde vi mange manuelle rutiner og fant svarene litt i Navision og litt i Excel. Nå har vi én krystallkule, sier han.

På grunn av konkurransesensitiviteten er det heller ikke mange eksterne leverandører som slipper inn hos Hexagon Ragasco, men Pilaro er en av få som er inne i varmen og får full tilgang til informasjon.

– Vi opplever faglig dyktighet og veldig god serviceinnstilling hos Pilaro. De har gått grundig inn i våre prosesser og forstår våre behov. Nå i driftsfasen ser vi at svært mye fikses med en telefon og vi opplever alltid å bli tatt seriøst selv om vi kan ha mange rare spørsmål, sier Vegard Jensrud.

Brukergrensesnittet og rollesenteret i nye Microsoft Dynamics NAV er godt mottatt i bedriften. Skjermbildene er kjente og gir samme følelse som kjente Windows-funksjoner. Blant annet kan man klikke på ikoner framfor koder, og sortering og filtrering er enklere.

I Hexagon Ragasco er man opptatt av kontinuerlige forbedringer – og det gjelder også for ERP-systemet.

– Vi er ikke i mål, men må jobbe kontinuerlig med videreutvikling. Områder som står for tur er reklamasjoner, enda bedre lagerstyring, og på sikt integrering mot vedlikeholdssystemer, sier finansdirektør Idun Fridtun avslutningsvis.

———————————

Vi i Pilaro har lang bransjeerfaring innen produksjon, stykkproduksjon og prosess, og har utviklet bransjeløsningen Pilaro Industry Solution som er sertifisert av Microsoft. Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat.
Kontakt Jon Fromreide på mail eller telefon 913 24 843