Innlegg

Smart bedrift – med smart ERP

Hexagon Ragasco er kåret til Norges smarteste industribedrift for høyteknologiske løsninger og helautomatisk produksjon. Også på ERP-siden ligger bedriften i front. Her er hele verdikjeden samlet i ett helhetlig system.

I produksjonslokalene til Hexagon Ragasco er det meste merket med strekkoder og det er nesten ikke et papir å se. Produksjonen håndteres utelukkende av roboter og medarbeiderne som håndterer lager og råvarer er tungt bevæpnet med strekkodelesere. Selv inne i trucken er det satt opp en skjerm med tilgang til ERP-systemet.

Med et enkelt tastetrykk kan truckføreren se det samme bildet som selgere, innkjøpere, produksjonsmedarbeidere og administrerende direktør sjekker hver dag: Hovedbildet – bedriftspulsen – som viser prognoser og levende data fra salg til levering.

 

Bilde av Vegard Jensrud, logistikksjef

Et godt forretningssystem er som å ha en krystallkule.

Totalintegrert

– Et totalintegrert ERP-system er en stor fordel. Men det må være gjennomtenkt og grundig dokumentert slik at det hjelper oss til å se framtidens behov og muligheter. Helhetstanken er viktig for at vi skal kunne se gevinster mange steder. Greier man også å gjennomføre en streng disiplin på å bruke systemet, og i tillegg integrerer det med produksjonen, har man gjort et kjempesteg, sier finansdirektør Idun Fridtun. Hun mener ERP-systemet har effektivisert driften og fjernet manuelle rutiner.

– Før var det mye bruk av Excelark. Nå er alt i ProPlanner og vi styrer det meste av hverdagen etter en hovedplan – ett skjermbilde stappfullt av levende data, forteller logistikksjef Vegard Jensrud.

– Denne brukes på alle ukentlige planleggingsmøter og gir oss et klart bilde på produksjonskapasitet, planlagte og leverte ordrer og prognoser. Med dette kan vi rett og slett ta kjappere og bedre beslutninger. Hovedplanen brukes av alle: selgerne ser hva vi mangler av ordrer og når vi kan levere, produksjonsarbeiderne ser når vi får størst trykk og når vi har god kapasitet, innkjøp og lager ser hva som må bestilles og hva som skal ut, fortsetter Jensrud.

Automatisering og robotisering

Hexagon Ragasco holder til på Raufoss og produserer propanbeholdere i kompositt. De har alltid vært opptatt av teknologiutvikling og forbedring. Ved å ta i bruk teknologiske løsninger som avanserte styringssystemer, roboter og gripere, samtidig som de foretok store maskininvesteringer, har de økt produksjonskapasiteten og effektiviteten.

På ti år har produksjonstid per beholder blitt redusert fra 74 sekunder til 13 sekunder. Samtidig er all produksjon nå automatisert, og produktene er uberørt av menneskehender når de kommer ut av fabrikken.

Det er de store olje- og gasselskapene som er Hexagon Ragascos kunder. I tillegg leverer de gassbeholdere til bybusser og bilindustri. Men de fleste av gassbeholderne havner på kjøkkenet og grillplassen hos vanlige forbrukere. Konkurransefortrinnet er vekt og gjennomsiktighet. I motsetning til ståltanker kan dessuten en kompositt-tank ikke eksplodere. Årlig produserer bedriften mellom ca. 1,5 millioner gassbeholdere, med spesialdesign og farger tilpasset de ulike gassprodusentene.

Teknologisk konkurransefortrinn

Konkurransefortrinnet hos Hexagon er bygget på produksjonsteknologi. Derfor verner man godt om produksjonslinjene på Raufoss.

Så å si hele verdikjeden fra støping til pakking ligger i eget hus, og man jobber kontinuerlig med produktutvikling for å ligge et hestehode foran konkurrenter. For å få full kontroll og effektiv drift ønsket man også å integrere hele verdikjeden inn i ett system.

Prosessen mot ny ERP-løsning startet i 2013. Selskapet hadde hatt NAV (Navision) i mange år, men en gammel versjon som de mente var gammeldags, grå og rotete. Derfor bestemte de seg for å oppgradere.

– Vi fikk en anbefaling om ProPlanner og reiste til Ørland for å se på produksjonen hos Mascot Høie. De var veldig positive og det var nok mye av grunnen til at vi valgte ProPlanner og Pilaro, forteller Jensrud. ProPlanner er et spesialdesignet system for produksjonsbedrifter basert på Microsoft Dynamics NAV.

– Når vi først skulle gjøre endringer valgte vi å ta sats og hoppe langt. Et oppgraderingsprosjekt inkluderte ikke bare Pilaro på ERP-løsning, men også ACT på datafangst og Evry på SharePoint.

Nå ettertid innrømmer Jensrud at de gapte litt vel høyt.

– Det er krevende med en så stor endringsprosess parallelt med et høyt produksjonstempo, og vi undervurderte nok hvor viktig det er med opplæring og endring i arbeidsmetoder for hele bedriften. Dette har vært krevende, men vi føler vi har kommet et langt stykke i dag. Før hadde vi et rotete klesskap med gråfarger, nå har vi et ryddig klesskap med mange farger sortert i et system. Før hadde vi mange manuelle rutiner og fant svarene litt i Navision og litt i Excel. Nå har vi én krystallkule, sier han.

På grunn av konkurransesensitiviteten er det heller ikke mange eksterne leverandører som slipper inn hos Hexagon Ragasco, men Pilaro er en av få som er inne i varmen og får full tilgang til informasjon.

– Vi opplever faglig dyktighet og veldig god serviceinnstilling hos Pilaro. De har gått grundig inn i våre prosesser og forstår våre behov. Nå i driftsfasen ser vi at svært mye fikses med en telefon og vi opplever alltid å bli tatt seriøst selv om vi kan ha mange rare spørsmål, sier Vegard Jensrud.

Brukergrensesnittet og rollesenteret i nye Microsoft Dynamics NAV er godt mottatt i bedriften. Skjermbildene er kjente og gir samme følelse som kjente Windows-funksjoner. Blant annet kan man klikke på ikoner framfor koder, og sortering og filtrering er enklere.

I Hexagon Ragasco er man opptatt av kontinuerlige forbedringer – og det gjelder også for ERP-systemet.

– Vi er ikke i mål, men må jobbe kontinuerlig med videreutvikling. Områder som står for tur er reklamasjoner, enda bedre lagerstyring, og på sikt integrering mot vedlikeholdssystemer, sier finansdirektør Idun Fridtun avslutningsvis.

———————————

Vi i Pilaro har lang bransjeerfaring innen produksjon, stykkproduksjon og prosess, og har utviklet bransjeløsningen Pilaro Industry Solution som er sertifisert av Microsoft. Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat.
Kontakt Jon Fromreide på mail eller telefon 913 24 843

Oppgrader – det lønner seg!

Et forretningssystem inneholder et vell av informasjon, og for å holde systemet friskt, er det nødvendig å oppgradere med jevne mellomrom.

oppgrader forretningssystem

5 grunner til å oppgradere forretningssystemet regelmessig

1. Nye og bedre funksjoner
Leverandøren din av forretningssystemer, jobber kontinuerlig med produktutvikling, som gjør at de kan tilby nye og bedre funksjoner til deg.

2. En ny versjon vil være tilpasset nye lover og regler

3. Eventuelle «bugs» som har oppstått siden forrige versjon, vil være fikset

4. Du oppnår konkurransefordeler
Ved å jobbe i den nye teknikken, jobber du mer effektivt og smidig.

5. Mindre omfattende oppgradering
De selskapene som venter lenge mellom hver oppgradering, vil ofte oppleve at forskjellen mellom versjonene blir stort og oppgraderingen både omfattende og krevende. Når du oppgraderer jevnlig, blir endringene mindre, og prosessen svært overkommelig.
———————-

Kontakt oss for en prat om dette.
Jon Fromreide på mail eller telefon 913 24 843

Hvordan velge riktig forretningssystem

,

Denne artikkelen handler om viktigheten av å ha et godt forretningssystem, og vil gi deg noen tips i forhold til hva du bør tenke på når du vurderer et nytt system.

Derfor er forretningssystemet viktig for bedriften

Et forretningssystem skal ganske enkelt gjøre hverdagen enklere i bedriften.
For å være med i utviklingen og å innfri stadige krav om effektivitet og oversikt, er det helt nødvendig å ha et godt forretningssystem. Og for et selskap som planlegger å vokse, er valget av forretningssystem en grunnleggende faktor.
Forretningssystemet oppgave er å forenkle og effektivisere arbeidsprosessene i bedriften. Det skal spare deg for både tid og penger, som du kan bruke på andre ting.
Når informasjon er samlet i én database, og den samme informasjon er tilgjengelig for alle, blir det enklere å ta riktig beslutninger. På den måten blir man mer effektiv.

 

Når er det på tide å bytte forretningssystem?

Ofte er det en blanding av flere ulike faktorer som avdekker behovet for et nytt forretningssystem. Vi er i en tid hvor den teknologiske utviklingen er galopperende, og forretningssystem fra noen år tilbake kan virke gammeldagse og med reduserte muligheter. Moderne forretningssystemer kan som regel integreres med nettbaserte tjenester og gir mulighet for å samhandle på et helt annet nivå enn man kan med eldre systemer.

Du bør vurdere nytt forretningssystem om du opplever at:
• Informasjon innad i selskapet ikke flyter fritt mellom avdelingen
• Informasjon ikke er tilgjengelig i sanntid for alle
• Du har mange manuelle rutiner som du bruker mye tid på
• Du føler at prosessene i bedriften er ineffektive
• Prosessene i bedriften er ikke effektivitetsoptimert
• Prosessene er dårlig kvalitetssikret
• Du føler deg avhengig av enkelte medarbeideres innsikt og kvalifikasjoner
• Du ønsker å spare penger

 

Velg riktig forretningssystem for din bedrift

Når man setter seg ned for å søke informasjon om forretningssystemer, kan det virke som om det er en jungel av alternativ der ute. Det er viktig å velge et system som egner seg for din bransje, din bedrift og dine behov. Så før du beveger deg ut i jungelen er det viktig å definere bedriftens behov og sette opp noen retningslinjer.
Noe av det viktigste du gjør i planleggingsprosessen er å definere hva du ønsker å oppnå med en ny forretningsløsning for de ulike prosessene i virksomheten din. Med klare mål om dette, kan du utfordre leverandørene med hvordan de vil behandle dette i sin løsning. En bevisstgjøring og synliggjøring av egne forretningsprosesser er ofte et bedre utgangspunkt for et godt løsningsforslag enn lange lister med funksjonskrav.

Tenk igjennom dette:
• Hva vil jeg at systemet skal gjøre for meg
• Din bedrifts utfordringer, utarbeid klare mål
• Krav til funksjonalitet. Du kan prioritere i forhold til absolutte krav, krav som bør oppfylles og kjekt-å-ha.
• Hvordan jobber vi
• Hvilke plattformer vil vi jobbe på
• Vil vi ha dataene på en lokal server eller i skyen eller vil vi ha en hybrid løsning?
• Fremtiden, hva vil jeg at systemet skal gjøre for meg i fremtiden? Nye tider setter nye krav og har du f.eks. ambisjoner om vekst, bør du velge et erp-system som håndterer nettopp det.
• Bransje. Ulike leverandører fokuserer på ulike bransjer, og du bør sørge for å velge en leverandør med kunnskap om din bransje.
• Integrasjon. Kan det nye systemet integreres mot systemer du allerede har og som du ønsker å fortsette med?
Husk på at det finnes utallige fristende funksjonaliteter der ute, og du gjør klokt i å holde fokus på egen bedrifts definerte behov.
Oppsummert bør du velge et system som er tilpasset dine behov og din bransje, og systemet må ikke være for stort og heller ikke for lite.

 

Velg riktig leverandør

Når du har vært igjennom alle punktene over, har du begrenset utvalget av leverandører ganske kraftig, men du sitter antakelig fortsatt igjen med ganske mange.

Bruk nettet, nettverket ditt og bransjepublikasjoner til å orientere deg, og når du er klar, tar du kontakt med et knippe leverandører som forvalter systemer som tilfredsstiller dine krav og ønsker.
I innledende samtaler og møter, bør du kjenne etter om dette virker å være en leverandør du går overens med, husk at dere skal ha et langvarig samarbeid.
Be om løsningsforslag. Et tilbud bør være detaljert og vanskelig å misforstå. Det bør svare på din kravspekk og også inneholde opplysninger om leverandørens rutiner i forhold til opplæring o.l.
Du må vurdere pris oppimot innhold. Det er viktigere at løsningsforslaget svarer på dine spørsmål og innfrir dine krav til funksjonalitet, enn at det er billig.

Hva slags prosesser benytter leverandøren? Det er en stor og omfattende jobb som skal gjøres og det er viktig at leverandøren har gode rutiner, og at de kvalitetssikrer underveis i implementeringsfasen.
Hva med support når implementeringen er ferdig og dere er i gang med det nye forretningssystemet? Dere vil mest sannsynlig komme til å trenge hjelp i begynnerfasen. Hva koster det å få hjelp fra leverandøren?

Sjekk referanser. De fleste seriøse leverandørene vil kunne vise til kunder som ligner på deg, og oppgi referanser. Du kan selvfølgelig også bruke eget nettverket til å forhøre deg om både leverandøren og deres eksisterende kunder.

 

Standard eller tilpasset forretningssystem?

På markedet i dag finnes alt fra svært enkle standard forretningssystemer til avanserte forretningssystemer som kan tilpasses i det uendelige.

Fordeler med standard forretningssystem:
• Raskt å implementere
• Raskt å komme i gang
• Kostnadseffektivt
• Ingen tilpasninger- alt er klart
• Enkelt å oppgradere

Ulemper:
• Kan være vanskelig å endre en innarbeidet arbeidsprosess
• Ikke så lett som man skulle tro allikevel
• Interne prosesser må tilpasses systemet
• Mindre kreativitet

Fordeler med et kundetilpasset forretningssystem:
• Tilpasses din bedrift og dine arbeidsprosesser
• Man kan være kreativ

Ulemper:
• Koster mer
• Vanskeligere å oppgradere (mer komplekst)
• Mer «følsomt» system

Hva passer for din bedrift? Nøkkelen til suksess ligger ofte i å finne balansen mellom standard funksjonalitet og spesialtilpasning. Husk å ta med i betraktning at selv om du har nok funksjonalitet med en standard løsning i dag, så bør du velge et system som har muligheter for tilpasninger i fremtiden.

Motiver de ansatte

Prosjektet må være forankret i ledelsen og godt forplantet i hele organisasjonen. Man må ikke undervurdere viktigheten av at samtlige ansatte deltar i prosjektet.
Overgang til et nytt ERP system vil i de fleste tilfeller by på endringer i den daglige driften og det er viktig at alle berørte er innforstått med endringene. Bruk tilstrekkelig med ressurser på opplæring og pass på få aksept for det nye systemet. Dette kan du gjøre i samarbeid med leverandøren.

En måte å se det på er at selv det aller beste forretningssystemet i seg selv ikke kan gjøre noen verdens ting for bedriften din. Men brukt på riktig måte, kan et godt system gjøre underverker for både effektivitet, vekst og inntjening. Det er i bunn og grunn menneskene det kommer an på.

 

Vær realistisk, sett av tid og ressurser

Behovet for ressurser i prosjektet vil avhenge av størrelsen på bedriften og kompleksiteten og omfanget av det nye forretningssystemet. Mange moduler og spesialtilpasninger vil kreve mer ressurser enn en standardløsning. Svært ofte er man for optimistisk i forhold til bruk av både tid og ressurser, så vi anbefaler deg å budsjettere raust.

Hva koster det?

• Arbeidskostnader i forbindelse med planlegging og gjennomføring av prosjektet
• Prosjektkostnader
• Lisenskostnader
• Årlig vedlikehold, lisens
• For skytjenester: månedlig abonnementsavgift
Arbeidskostnader i forbindelse med prosjektet vil variere i forhold til størrelse og omfang samt hvor lang tid det tar å gjennomføre.

 

Kontakt oss i Pilaro – vårt mål er å effektivisere bedriften din.